Lige nu diskuteres det i mange organisationer, hvordan arbejdslivet fremadrettet påvirkes af Covid-19. Vi har i en tidligere artikel kigget på, hvordan du leder medarbejdere pr. distance. I denne artikel vil vi kigge på et lidt overset emne, nemlig hvordan I bedst muligt sikrer jer en effektiv onboardingproces – under disse nye, men måske kommende normale, betingelser.

En afgørende periode for den nyansatte

Der er mange undersøgelser, som påpeger, at omkostningen ved rekruttering af nye medarbejdere kan være en bekostelig affære, men det er tit overset, at en større omkostning ligger i onboardingen af en ny medarbejder. I mange jobroller vil det typisk tage 8-12 måneder, før medarbejderen er 100% effektiv, så fokus skal måske rettes mod onboardingperioden, hvor medarbejderen skal bringes i flyvefærdig tilstand – så hurtigt som muligt. Ved at lægge systematiske anstrengelser i onboarding-aktiviteten, har vi sandsynligvis at gøre med en investering, som giver et hurtigt afkast.

Covid-19 har endnu en gang bevist, at organisationer lever i en abrupt og foranderlig verden, hvor hiring & firing afløser hinanden hyppigere end tidligere. Hvis organisationen skal blive mere robust, så skal der kigges på onboardingprocesserne. Hvis I ikke er i stand til at implementere nye talenter, så vil det påvirke performance – ikke kun i din afdeling, men måske også i resten af organisationen – for slet ikke at nævne hele problematikken omkring pipelinen med talenter og succession planlægningen.

1. HUSK, at relationer vigtige – allerede fra første dag

Det skal pointeres, at nyansatte allerede inden de blev ansat har dannet sig en mening om jeres organisation. Opbygningen af relationer mellem medarbejder og arbejdsgiver starter allerede i rekrutteringsprocessen, udtaler Gillian Ward, Head of HR hos Thomas International Ltd.

“Akkurat som ved en almindelig onboarding, så er det afgørende, at du har jævnlig kommunikation, ligesom HR eller den ansvarlige leder koordinerer alle de praktiske forhold før medarbejderen starter – fra formelle forhold til praktiske forhold som computer, telefon, email og information til organisationen om den nye ansættelse.”

Brug af personlighedstest i rekrutteringsprocessen kan hjælpe ledere og teams til at forstå den nye medarbejders adfærdsstil, kommunikationsstil, grundlæggende behov og lign, så de kan møde den nye medarbejder med den rigtige attitude, kommunikation og arbejdsstil – den stil som den nye medarbejder forventer og finder motiverende og stimulerende.

2. Der findes ikke noget bedre end overkommunikation!

Det er først, når du starter med distancemedarbejdere, at I indser, hvor meget kommunikation fylder på arbejdspladsen. Hos Thomas International i England har man netop ansat Corinne Cabri, Strategy Associate. Hun siger, at det var helt afgørende med løbende og klar kommunikation, da hun blev ansat under den nylige Covid-19 lock-down.

“Things that come naturally when you’re face-to-face tend not to happen remotely – it’s very easy to misunderstand things, or to not pick up on some nuance. Transparency, openness and clarity are essential – and those come easiest when the new starter, their team and their manager keep talking.”

Rekrutteringschef, Luis Filipe istemmer:

“I’ve been working hard to ask direct questions of the new hires I work with. I ask them openly whether they’re enjoying their work, if they’re happy, and if there’s anything I can do to make their experience better.”

Så helt naturligt er det vigtigt at overveje, hvordan hvert enkelt individ ønsker at arbejde og blive kommunikeret med. Visse typer foretrækker face-to-face kommunikation – så her må du oftere bruge f.eks. Teams eller Zoom og måske med et øjebliks varsel – mens andre foretrækker at få rutinemæssige emails, som de kan læse, når det passer dem.

3. Involver hurtigt den nyansatte i opsamlingsmøder, men insister ikke

Hvis alle var til stede fysisk på kontoret, ville den nyansatte hurtigt kunne danne sig et indtryk af kollegerne omkring sig og bruge de normale sociale antenner til at afkode, hvem larmer meget, hvem er stille, hvem vil gerne bestemme og hvem holder sig tilbage. De signaler vil flyde i en jævn ubevidst strøm, men når der etableres distancearbejde, så sker det ikke bare af sig selv – så du skal få det til at ske.

Det, at en nyansat får mulighed for at deltage i online-møder, giver grundlag for at fornemme, hvordan andre teams fungerer og samarbejder, og hvad de aktuelt arbejder med, ligesom det giver dig en fornemmelse for forskellige interpersonelle relationer på arbejdspladsen. Alt dette hjælper til, at den nyansatte føler, at vedkommende er en del af noget – også selvom de, i første omgang, ikke kan bidrage med noget selv.

Den sidste sætning er vigtig. Vi skal huske på, at langtfra alle føler sig komfortabel ved at skulle tale eller ytre sig overfor større grupper – især ikke, hvis der er tale om en helt ny gruppe, de kun lige er blevet introduceret til. Thomas PPA/DISC er et af de værktøjer, der kan give ledere en værdifuld indsigt i, hvilke kommunikationsstile, den enkelte medarbejder foretrækker. Ved at implementere Thomas Person Profil analysen i rekrutteringsprocesserne (incl. onboarding), får du nemmere forståelse for, hvad den enkelte føler sig mere eller mindre komfortabel med i arbejdsrollen.

4. Brug psykometrien til at forstå dine medarbejdere bedre

Alle personer arbejder forskelligt – men forståelse for, hvordan den enkelte foretrækker at arbejde, og at kunne indarbejde det i ledelsen af dem, kan være lidt af en udfordring, hvis du kun ser dem i videomøder eller kommunikerer via email, chatrooms og lign. Det er årsagen til, at personlighedsværktøjer, mere end nogensinde, kan hjælpe organisationer og deres ledere med at forstå den nyansattes behov. Thomas Person Profil Analysen åbner døren til at italesætte dette overfor den nye medarbejder og teamet og forstå, hvordan disse træk interagerer med resten af organisationen eller teamet.

Hos os i Thomas er det helt naturligt, at vi deler viden om vores individuelle PPA/DISC analyser, så vi forstår hinandens styrker og begrænsninger, og det giver mulighed for at fordele opgaver på en anden måde og søge hjælp der, hvor vi oplever begrænsninger med egne kompetencer.

5. Nu skal det hele ikke handle om arbejdet

Vi har talt om, hvordan man kan lægge et godt fundament ved at etablere professionelle interpersonelle relationer, og det gavner samarbejdet. Men husk på, at på en arbejdsplads er det også vigtigt at danne ikke-arbejdsrelaterede relationer. Det er derfor også relevant at afsætte tid til blot at tale om andre ting. Et mandag morgen møde kan jo både handle om arbejdsrelaterede ting, men også om ting, kollegerne har foretaget sig i weekenden. Prøv måske at fordele denne type møder på forskellige tidspunkter – forskellige typer vil foretrække forskellige tidspunkter for afbrydelse af arbejdet.

6. Den nyansatte behøver ikke møde alle

Det kan være meget normalt, at den nye medarbejder bliver introduceret til mange mennesker på arbejdspladsen, men tænk over, at det kan virke overvældende for nogle. Det afgørende er måske ikke at møde alle, men mere at få skabt klarhed over, hvem der kan støtte med information til medarbejderens opgaver og sikre, at de får skabt en kontakt med de pågældende.

Mange virksomheder knytter en mentor til nyansatte, som de kan tage fat i, når de har spørgsmål eller tvivl, eller blot har behov for at tale. En mentor kan måske sikre, at den nyansatte hurtigere får indsigt i, hvordan organisationen fungerer, både formelt men også uformelt og dermed kan en mentor varetage en del af introduktionen og aflaste det eksisterende team, der også skal passe de normale opgaver.

7. Det er vigtigt at erindre om, at et godt introforløb er afgørende

Selv under de bedste arbejdsbetingelser, kan det være vanskeligt for de eksisterende medarbejdere at afsætte tid og engagement i onboardingen af nye medarbejdere. Men i den fase, hvor den nyansatte gør et ihærdigt forsøg på at opbygge gode arbejdsrelationer og få følelsen af et tilhør, er det endnu vigtigere, at alle der er tæt på den nye medarbejder, dedikerer tid og støtter den nyankomne. Det kan betale sig, at erindre alle om dette, inden den nye medarbejder starter. Uanset om det er en velkomstbemærkning på videomødet eller et opkald i frokostpausen, så kan de små ting, gøre et stort indtryk på den nyansatte. Nogle medarbejdere kan have synspunktet, at de ikke selv fik hjælp, da de startede, men så kan det jo være en god lejlighed til at ændre kulturen. Det handler alt sammen om kommunikation og organisationskultur – to svære discipliner, som det kan betale sig at arbejde med.

Det at onboarde den nye medarbejder succesfuldt handler grundlæggende om, at vedkommende føler sig velkommen og glæder sig til at komme i gang med arbejdet og at hjælpe medarbejderen med at skabe robuste arbejdsrelationer med teammedlemmer, kolleger og lederen. Med andre ord lette vejen ind i jeres organisationskultur.

Mange organisationer har allerede både teknologien og mulighederne for at få det til at ske i en mere virtuel verden. Udfordringen er, hvordan du får kommunikeret jeres kultur ved hjælp af disse værktøjer, fordi det kræver mere aktive tanker og planlægning, end hvis introduktionen kunne foregå på jeres kontor. Distance-arbejde betyder, at der ikke i løbet af en arbejdsdag eller arbejdsuge er samme antal tilfældige muligheder for at mødes og drøfte tingene og danne indtryk for den nyansatte. Jeres kultur kan i hovedsagen kun viderebringes via digitale kommunikationskanaler og et bevidst og proaktivt engagement fra hele virksomheden.

Det betyder også, at det kan være afgørende at tænke personligheder ind i overvejelserne – både den nyansattes, din egen og kollegernes, så I på den måde kan tage mere målrettede tiltag, der sikrer sig, at den nyansatte føler sig komfortabel med initiativerne, og signalér, at i videst muligt omfang vil I sikre, at samarbejdet bliver optimalt.

Hvis I kan finde fornuftige veje til at håndtere disse problemstillinger, så gør det jeres distance-organisation mere effektiv, ikke kun i relation til onboarding lige nu, men når I vender tilbage til kontoret, så er onboardingprocesserne blevet optimeret og vil give jer et bedre grundlag for de kommende nyansatte.

Så, hvad er næste skridt?

• Vurder hvordan I kan forbedre kommunikation med kandidater gennem hele rekrutteringsprocessen, så ansøgere får et grundigt billede af jeres kultur og værdier – inden de starter.
• Gå tilbage til de persontestresultater du indsamlede om personen under rekrutteringsprocessen og planlæg onboarding forløbet ud fra disse karakteristika og overvej hvordan du kan sikre, at de så hurtigt som muligt føler sig hjemme og kan blive produktive.
• Er du i HR, så afsæt tid til at udbygge lederens forståelse for, hvordan den nyansatte skal ledes, kommunikeres til, vedkommendes foretrukne arbejdsstil, så der på den måde kan udføres effektiv ledelse pr. distance.
• Del, efter aftale, resultaterne fra PPA/DISC analysen, som en hjælp til teamet, der skal modtage den nye kollega og brug PPA/DISC til at skabe en forståelse for alle styrkerne i teamet, naturligvis uden at det bliver for personligt, men en oversigt over teamets DISC profiler med overskrifter, vil de fleste være komfortable ved.